종이문서 감축…전자팩스시스템 구축

송파구가 종이 없는 전자팩스시스템을 도입한다.

송파구는 종이문서를 감축하기 위해 구청과 보건소·동 주민센터·구의회 등에서 현재 운영 중인 팩스 103대 대신 72대의 전자팩스 시스템을 구축했다고 밝혔다.

전자팩스 시스템은 팩스의 주요기능을 소프트웨어로 변환, 전화망으로 수신된 문서를 담당자에게 직접 온라인으로 전송하는 방식.

전자팩스는 문서 송·수신 즉시 담당자가 확인할 수 있고 데이터베이스로도 저장되기 때문에 문서 분실이나 내부자료 유출을 방지할 수 있다. 또한 기존 팩스로 들어오는 종이문서와 토너에 대한 소모성 비용, 해마다 교체되던 팩스기기의 교체비용 등 연간 3500만원의 예산 절감 효과도 기대되고 있다.

민원여권과 관계자는 “전자팩스 도입은 간편하게 문서를 송․수신할 수 있어 행정의 효율성을 도모할 수 있고, 팩스 송·수신 이력을 관리할 수 있어 정보 보안에도 유리하다”며 “전자팩스의 신속한 정착을 위해 6월부터 사용자와 관리자를 대상으로 교육을 실시할 계획”이라고 말했다.

한편 송파구는 지난해부터 ‘종이 없는 사무실’ 운동을 전개, 복사용지와 캐비닛 수를 전년 대비 20% 감축하는 성과를 거뒀다. 올해도 외부에서 오는 종이문서는 스캔해 전자문서로 등록하고, 태블릿PC를 활용한 대면보고를 활성화하는 등 저탄소 사무환경에 앞장서고 있다.